Лицевой счет форма т 54. Лицевой счет сотрудника по заработной плате

Большинство унифицированных бланков первичной документации с 2013 года перестали быть обязательными для применения в части ведения бухгалтерского учета. Однако некоторые формы по самостоятельному решению компаний применяются до сих пор. В статье расскажем, какой бланк применяют для ведения лицевых счетов сотрудников по заработной плате.

В настоящее время в бухгалтерском учете применяются две унифицированные формы ЛС работников: форма № Т-54 и № Т-54а. Оба бланка утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Напомним, что вступление в силу закона № 402-ФЗ отменило обязательное применение унифицированных первичных бланков учета. Ищете, где взять старую форму лицевого счета сотрудника, унифицированные бланки доступны для скачивания ниже.

Что такое лицевые счета по заработной плате

Специализированные документы, которые используются в бухгалтерском учете для отражения информации о ежемесячных начислениях, удержаниях и выплатах, полагающихся специалисту.

Применение унифицированных форм не обязательно. Компания вправе самостоятельно разработать структуру документа, которая будет полностью соответствовать особенностям и специфике деятельности организации, действующей системе оплаты труда, условно-постоянных реквизитов начисления оплаты труда и прочих сведений.

Самостоятельно разработанную форму следует утвердить в учетной политике компании. При разработке документа не забывайте учитывать обязательные реквизиты первичной документации (ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Что такое лицевой счет сотрудника по форме № Т-54

Это унифицированный бланк, который предусмотрен для отражения ежемесячных сведений о начисленной заработной плате и иных начислениях конкретного работника, а также обо всех произведенных удержаниях на основании данных первичной учетной документации по выработке, о выполненных работах, нормах отработанного времени, а также распоряжениях на разные виды оплаты.

ЛС № Т-54

Документ создается отдельно на каждого специалиста с начала календарного года либо с даты официального трудоустройства. Сведения заносятся ежемесячно в течение одного календарного года.

Данный документ заполняет исключительно работник бухгалтерии либо иное ответственное лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухучета в компании.

Что такое лицевой счет работника по форме № Т-54а

Данная форма предназначена для отражения сведений о произведенных начислениях и удержаниях с использованием автоматизированных программ и систем бухгалтерского учета. Форма регистрирует ежемесячные данные в течение одного календарного года о произведенных:

• начислениях (зарплата, доплаты, материальные выплаты, премии, компенсации);
• удержаниях (налоги, сборы, алименты, исполнительные листы);
• выплатах (авансы, расчеты, перерасчеты).

ЛС № Т-54а

При заполнении документа с помощью автоматизированных программ общие сведения вносятся при регистрации работника либо в начале календарного года. Информация о произведенных ежемесячных расчетах должна быть распечатана, заверена подписью ответственного лица и вклеена (вложена) в ЛС конкретного работника.

Сроки хранения

В соответствии с действующим законодательством, сведения, содержащие персональную информацию о начислениях и удержаниях по застрахованным лицам (гражданам), должны храниться 75 лет. Компания обязана самостоятельно обеспечить сохранность первичной документации.

Если в штате компании отсутствует должность архивариуса, то закрепите ответственность за хранение и ведение архива за конкретным специалистом. Пропишите такие обязанности в должностных инструкциях, под подпись ознакомьте назначенного сотрудника с новыми инструкциями.

Важная информация

При использовании специализированной бухгалтерской программы «1С:Зарплата и управление персоналом» большинство бухгалтеров сталкиваются с двумя проблемами:

1. Как распечатать лицевой счет работника. Где в ЗУП лицевые счета сотрудников и как их распечатать? Чтобы получить ЛС специалиста на бумажном носителе, войдите в меню программы, выберите пункт «Отчеты», далее «Лицевой счет по форме № Т-54 (Т-54а). В появившемся диалоговом окне выберите Ф.И.О. специалиста, по которому требуется распечатать ЛС, выберите отчетный период (календарный год), определите параметры печати. Документ готов к печати.
2. Как зарегистрировать банковский лицевой счет работника для перечисления заработной платы. Чтобы внести номер карты или банковской книжки работника для зачисления зарплаты, перейдите в меню программы 1С «ЗУП», выберите вкладку «Расчет зарплаты по организациям», затем перейдите в пункт «Касса и банк», далее — «Лицевые счета сотрудников организации». Затем выбираем пункт «Добавить» и регистрируем номер расчетного счета специалиста, который открыт в банковской организации.

Любой труд должен быть оплачиваемым, поэтому, вполне логично, что трудящимся работникам начисляется регулярная заработная плата. Во избежание путаницы с начислением заработной платы был разработан ряд ведомостей, облегчающих и систематизирующих процесс. 06.04.2001г. Постановлением Госкомстата РФ № 26 была утверждена ведомость под кодировкой форма Т-54 – лицевой счет, заведенный на каждого отдельно взятого работника для отображения основных данных о произведенных начислениях с момента устройства на работу.

Лицевой счет необходим для систематизации данных по отдельно взятому работнику организации. По лицевому счету можно отследить все произведенные начисления, либо удержания в отношении определенного сотрудника. Кроме прочего, на основании лицевого счета в дальнейшем происходит формирование расчетно-платежной ведомости по , которая в свою очередь будет использована при расчете пенсии.

Именно поэтому срок хранения формы Т-54 составляет 75 лет. В связи с нарушением правил надлежащего хранения данной документации, на организацию, предприятие могут быть наложены штрафы на основании норм законодательства РФ.

Важно! В тех случаях, когда в организации нет штатного бухгалтера, и для составления отчетности привлекается сторонний специалист, за хранение документации отвечает руководитель предприятия.

Ведомость состоит из трех основных частей, в которых содержится следующая информация о лице, осуществляющем трудовую деятельность:

1. Реквизиты, наименование организации, в которой трудится гражданин, на которого заведена форма Т-54, даты приема и увольнения лица в указанной организации;
2. Личные идентификационные данные сотрудника и конкретизирующая информация, включая номера СНИЛСа, ИНН, семейное положение, количество детей, должность и квалификацию сотрудника;
3. Сведения обо всех начисленных, выплаченных и удержанных суммах в отношении отдельного работника.

Обязательно ли вести

Форма Т-54 не является обязательной и не используется на мелких предприятиях и у ИП, которые, как правило, ограничиваются заведением личной карточки трудоустроенных лиц по форме с кодировкой Т-2 или иных ведомостей расчетного характера, таких как Т-49 или . Крупные организации, имеющие в штате большое количество сотрудников, чаще всего используют ведение лицевого счета работников по форме Т-54.

Код места жительства в форме Т-54

Именно в данной графе кроется загвоздка для большинства бухгалтеров. В данную строку вписывается код места жительства трудоустраиваемого гражданина, на которого заводится ведомость, в соответствии с классификатором. Все дело в том, что до недавнего времени в подобного рода документации требовалось указывать коды ОКАТО, но с 2015 года стало необходимо вписывать код ОКТМО, который заменил своего предшественника — адресный классификатор ОКАТО.

Найти требуемый код можно при помощи официального сайта налоговой инспекции, где имеется соответствующий раздел поиска. Для осуществления поиска необходимого кода места жительства определенного работника, бухгалтеру, заполняющему форму Т-54, необходимо зайти на сайт налоговой инспекции, выбрав раздел поиска ОКТМО, и ввести данные места проживания работника в следующем порядке:

• Сначала указать улицу;
• Следующим шагом указать населенный пункт;
• Затем город.

Как заполнять и образец

Первоначально бухгалтером заполняется титульная часть ведомости, куда вносится такая информация как полное название организации, соответствующее уставным документам, либо ФИО, если речь идет о работе у индивидуального предпринимателя. Следующим шагом заполняется строка наименования структурного подразделения, после чего в таблицу вносятся основные сведения о лице, осуществляющем трудовую деятельность. Бухгалтеру надлежит указать табельный номер гражданина из его личной карточки в организации, указать категорию персонала для данного сотрудника, вписать номера ИНН и СНИЛСа в отведенные для этого графы.

Далее, в той же строке, в следующих столбцах, бухгалтером заполняются такие данные, как код ОКТМО, состояние в браке, количество детей при их наличии. В самый первый столбик данной строки вносится порядковый номер документа, в последние – дата приема на работу и дата увольнения, если таковое имело место.

Как заполняются пронумерованные графы

Основная часть ведомости содержит графы в количестве 50 штук, разделенные на несколько основных частей. В первую часть вносятся основные сведения о приеме на работу:

• В графы 1-2 вносится номер и дата приказа о принятии на работу гражданина;
• В столбцы 3-6 заносится информация, в какое структурное подразделение организации и на какую должность был принят гражданин, с указанием условий труда, квалификации работника и тарифной ставки или оклада;
• В графах 8-9 указывается информация о суммах доплат и надбавок;
• Вторая часть таблицы включает в себя графы с 10 по 17. В данный отрезок таблицы заносится информация об использованных отпусках, включающая в себя виды отпусков, количество дней, даты вынесения и номера соответствующих приказов;
• В следующую часть ведомости, включающую графы с 18 по 22, заносятся сведения о произведенных взносах и удержаниях, а в строку под номером 23 вписываются данные о суммах стандартных налоговых вычетов;
• В 24 строке указываются месяцы, на протяжении которых работником осуществлялась трудовая деятельность;
• Следующая часть, состоящая из столбцов 25-28, содержит информацию об отработанном времени;
• Графы 29-38 предназначены для внесения сведений о произведенных начислениях с учетом периодов временной нетрудоспособности;
• В столбиках таблицы под номерами 39-47 указывается информация о денежных средствах, которые были удержаны, либо зачтены в виде аванса;
• Строки 48-49 предназначены для указания сумм задолженности, числящейся либо за самой организацией по отношению к сотруднику, либо за сотрудником по отношению к организации;
• В графу 50 заносится итоговая сумма, подлежащая к оплате.

Заполненная форма Т-54 заверяется подписью с расшифровкой к ней лица, ответственного за ведение ведомостей, с проставлением текущей даты.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
До 2013 года унифицированная "Лицевой счет" являлась первичным учетным документом по оплате труда, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Соответственно, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно ( ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ТК РФ.
Следовательно, решение о применении или неприменении формы N Т-54 работодатель принимает самостоятельно, с учетом того, что информация, обязательность представления которой определена трудовым законодательством, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
Лицевые счета унифицированных форм N Т-54 организация обязана хранить в течение 75 лет. При отсутствии лицевых счетов в течение 75 лет подлежат хранению иные документы по учету труда и заработной платы, которые могут быть представлены по запросу суда.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ТК РФ работодатель обязан при каждой выплате заработной платы выдавать работнику расчетный листок, в котором должны быть указаны:
- составные части заработной платы за соответствующий период;
- размеры иных начисленных сумм. К ним, в частности, относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;
- размеры и основания произведенных удержаний;
- общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Согласно , ТК РФ форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем. Применение в организации формы расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по КоАП РФ ( заместителя Председателя Верховного Суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).
В рассматриваемой ситуации у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета работника по форме N Т-54 за период с 1993 по 2016 гг.
В соответствии со ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Примером запроса у организации документов по учету труда и заработной платы в связи с назначением пенсии, в том числе по форме N Т-54, служит Определение СК по гражданским делам Ивановского областного суда от 08.02.2016 по делу N 33-302/2016.
Согласно Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) на основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке ( или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника ( или N Т-54а).
"Лицевой счет" применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма заполняется работником бухгалтерии (смотрите Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные N 1).
До 1 января 2013 года действовал от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). В Закона N 129-ФЗ было сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные этой нормой обязательные реквизиты. В Роструда от 22.05.2008 N 1168-6-1, Минздравсоцразвития России от 02.04.2008 N разъяснялось, что утвержденные N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для применения всеми работодателями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Получается, что до 2013 года унифицированная "Лицевой счет" являлась первичным учетным документом по оплате труда, утвержденным N 1, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
Вместе с тем с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в соответствии с от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", за исключением организаций государственного сектора (далее - Закон N 402-ФЗ). Так, согласно Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (смотрите также письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). В Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 также сказано о необязательности применения с 01.01.2013 г. форм, установленных N 1.
Таким образом, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно ( ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ТК РФ. Поэтому решение о применении/неприменении формы N Т-54, утвержденной N 1, работодатель принимает самостоятельно с учетом того, что информация, обязательность которой определена и ТК РФ, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
С точки зрения бухгалтерского учета первичным учетным документом следует оформлять каждый факт хозяйственной жизни ( Закона N 402-ФЗ). При этом согласно Закона N 402-ФЗ факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и/или движение денежных средств. В этом смысле первичным учетным документом не является, поскольку в ней лишь собирается информация о фактах хозяйственной жизни, имевших место в организации, в частности, о начислении зарплаты, о произведенных удержаниях и пр. Эта форма не относится к документам, содержащим сведения о финансовом положении фирмы, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств, в отличие от таких документов, как, например, расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости. Поэтому можно смело утверждать, что после 1 января 2013 года применять ее организация не обязана, но вправе, если сочтет необходимым использовать ее для сбора информации.
Сроки хранения первичных учетных документов регламентированы от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). В соответствии с Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Согласно Закона N 402-ФЗ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Однако, по нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств. Соответственно, на прочие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные N 1, в том числе на формы N Т-54 "Лицевой счет", требования Закона N 402-ФЗ не распространяются.
В силу и Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ), пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры РФ, утвержденного Правительства РФ от 29.05.2008 N 406 (утратило силу), единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень) утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Согласно ст. 413 Перечня лицевые карточки и счета работников должны храниться в течение 75 лет (смотрите также материал: : В организации работают 1700 сотрудников, ежемесячно бухгалтерия в их лицевых счетах (формы Т-54 и Т-54 (свт)) отражает сведения о заработной плате. Обязана ли организация хранить лицевые счета работников в течение 75 лет при том, что в настоящее время ежегодно подается информация в Пенсионный фонд РФ, где и хранится? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2013 г.)).
Вместе с тем в ст. 412 Перечня сказано, что в течение 5 лет должны храниться документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов они хранятся 75 лет.
Согласно ст. 393 Перечня налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу должны храниться 5 лет. Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет.
Статьей 394 Перечня определен аналогичный порядок для налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ). Они хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
Статьями 395, 396 Перечня подобные положения предусмотрены для деклараций и расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и для сведений о доходах физических лиц (смотрите также ст.ст. 456, 685, 726).
Получается, что ситуация отсутствия лицевых счетов (форм N Т-54) предусмотрена законодателем (указанные в приведенных нами статьях Перечня документы могут продублировать сведения формы N Т-54), и если в организации формы N Т-54 отсутствуют, свои обязанности по информированию работника и по выдаче по его запросу документов организация может выполнить и на основании иных применяемых ею форм, не нарушив нормы трудового права (ведь ни в ТК РФ, ни в ТК РФ не говорится об обязанности предоставления работодателем работнику именно формы N Т-54).
Подобный подход просматривается в арбитражной практике. Например, в Шестого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2014 N 06АП-1958/14 по требованию налогового органа при проведении проверки начисления НДФЛ работодателем не были представлены документы за 2008-2010 гг., в частности лицевые счета по форме N Т-54. Суд указал, что ведение спорных документов не является для налоговых агентов обязательным (учет НДФЛ велся по ведомости начисления заработной платы, бухгалтерский учет выплат в пользу работников осуществлялся с использованием компьютерных программ с распечаткой на бумажные носители, из чего были установлены полученные доходы и произведенные расходы по конкретным договорам и контрагентам, нарушений в расчете заработной платы и удержанного при ее выплате НДФЛ инспекцией установлено не было).
О представлении работнику формы N Т-54 при решении вопроса оплаты периода временной нетрудоспособности в Санкт-Петербургского городского суда от 25.07.2011 N 33-11164/2011 было сказано следующее. Требования истца о выдаче копии личной карточки по форме Т-2 и лицевого счета по формам N Т-54 и N Т-54а также не основаны на законе, поскольку данные формы являются формами первичного учета документации по учету труда и его оплаты. Всеми сведениями, содержащимися в карточке Т-2 (фамилия, имя, отчество, социальные льготы и т.п.), истец обладает. Формы N Т-54 и N Т-54а содержат сведения об учете рабочего времени и расчеты с персоналом по оплате труда, истцу данные сведения были выданы в форме справки 2-НДФЛ.
То есть мы видим, что в качестве альтернативы форме N Т-54 по запросу проверяющих (или работника) могут быть представлены и иные документы с необходимой информацией. И полагаем, что в Вашем случае при отсутствии в организации форм N Т-54 следует представить фонду документы, из которых могут быть получены соответствующие сведения.
Вместе с тем в СК по гражданским делам Московского городского суда от 22.12.2010 N 33-40113 при решении трудового спора, связанного с увольнением, суд признал обоснованным требования бывшей работницы о представлении ей работодателем справок о периоде работы у данного работодателя (с 1997 года), личной карточки по форме N Т-2, лицевого счета по форме N Т-54, записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме N Т-61, поскольку эти документы, в соответствии со ТК РФ, должны представляться работнику по его просьбе.
О том, что ведение формы N Т-54 "Лицевой счет" является обязательным для организаций любых организационно-правовых форм, поэтому истребование указанных документов является обоснованным, было сказано также в Арбитражного суда Рязанской области от 28.04.2006 N А54-961/2006С22.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Деятельность любого предприятия не представляется возможной, если на нем не оформляются лицевые счета сотрудников, согласно форме Т-54.

Эти документы характеризуются тем, что он отражает в себе определенную информацию о самом рабочем, времени, которое он отработал, а также прочие задержки и перечисления за какой-либо отрезок времени. Лицевой счет должен вестись абсолютно для каждого лица, вне зависимости от его должности и зарплаты.

Как же нужно вести данный документ, какие сведения в него вносятся и по каким правилам необходимо заполнять его? Рассмотрим ниже.

Понятие

Рассматриваемый документ отражает в своем содержании конкретные и подробные данные о начислениях в пользу сотрудников от работодателя за исполняемую работу на протяжении отчетного периода – 1 года. В этой форме можно увидеть данные о премиях, соцвыплатах, подарках от работодателя. Именно на основании этого документа и была создана ведомость по расчетам .

Чтобы у гражданина появился лицевой счет работника , достаточно лишь принять нового человека на работу на основании соответствующего приказа.

На тех предприятиях, где задействовано много рабочих, лицевые счета заводятся индивидуально для каждого рабочего. Если же в компании немного сотрудников, то создаются специальные ведомости, и работодатель при этом будет иметь право на применение прочих форм документов.

Эта форма должна включать в себя персональные сведения о рабочем. Помимо этого, сюда также включаются данные о времени работы гражданина. В данном типе документации должны быть отражены два параметра, которые влияют на размер дохода физического лица, а также особенности, которые его формируют – начисления и удержания.

В качестве начислений могут быть отражены:

1. Оклад сотрудника.
2. Материальные подарки, которые были получены от руководителя компании.
3. Периодические премии.
4. Пособия, соцвыплаты и пр.

Удержания также могут представляться в четырех видах:

1. Регламентируемые НК РФ – взносы во внебюджетные фонды, налоги согласно доходам.
2. Выплаты, которые осуществляются согласно исполнительным листам. Сюда включаются судебные штрафы, алименты, взыскание ущерба по имуществу работодателя, удержания для граждан, которые находятся на исправительных работах и др.
3. Удержания, которые были регламентированы руководителем предприятия – компенсация за невыработанный отпускной период, возврат авансов, поправки по неправильному расчету зарплаты и т.п.
4. Удержания, которые производятся по желанию рабочего на основании его заявления – профсоюзные взносы, за проданную в кредит продукцию предприятия, погашение взятых займов и ссуд, платежи по типам добровольного страхования.

Такой тип документов используется преимущественно большими организациями с огромным штатом рабочих. У других типов предприятий имеются альтернативы в виде регистрационных журналов и ведомостей.

В каких случаях применяется

Форма документа Т-54 составляется на каждый год для любого сотрудника за прошедший год. Оформляться этот документ впервые должен во время приема на работу сотрудника. Закрывается этот документ в том случае, когда рабочий увольняется из компании. Если же сотрудник отрабатывает полный год, то даты границ в данном периоде будут соответствовать датам окончания и начала данного года.

Образец заполнения лицевого счета работника Т-54 можно скачать . Бланк данного заявления был утвержден согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г .

Стоит отметить, что данный документ не входит в категорию обязательных для формирования и заполнения. Дело в том, что он используется только для крупных предприятий, и, согласно действующему законодательству, а именно Постановлениям Госкомстата, документ не может быть введен на предприятиях обязательно.

Для ИП и маленьких организаций могут быть использованы ведомости Т-49 () и (). При этом информация, которая указывается в карточке сотрудника и расчетной ведомости, объединяется в бланке Т-54.

Стоит помнить, что срок хранения данного типа документов в архивах предприятий составляет 75 лет. Такое условие предусмотрено тем, что сведения в документах потребуются для расчета пенсий сотрудникам.

Правила заполнения лицевого счета работника Т-54

Каждый год в этот документ должны заноситься сведения, которые потребуются для начисления выплат, которые производятся работодателем. Также в этих формах хранится информация по основаниям для удержаний вместе со сведениями о расчете выплат в пользу рабочих для каждого месяца.

В начальной части документа должны прописываться данные о предприятии, а именно:

1. Полное и сокращенное наименование.
2. Название подразделения.
3. ОКПО.
4. ФИО сотрудника.
5. Табельный номер.
6. СНИЛС.
7. Дата рождения.
8. Семейное положение.
9. Информация о месте жительства.

Затем в документе должны отображаться две таблицы. Первая из них должна повествовать о необходимых расчетах согласно ежемесячным выплатам ЗП.

Соответственно, в этой части должны быть сведения о:

1. Постановлениях о приеме на работу, а также приказы об увольнении.
2. Установлении размера ЗП и прочих доплат.
3. Трудовых условиях.
4. Приказах об отпусках. При этом должны обязательно фиксироваться условия, при которых они используются.
5. Документах о производимых удержаний с дохода.
6. Суммах выплат, подлежащих установлению льгот.

Во второй таблице указывается расчет начисленного дохода по месяцам, всех удержаний и общей суммы ЗП, которая подлежит выплате. После всего этого, данная форма подписывается бухгалтером, который несет ответственность за ведение данного документа.

Кто оформляет

Заполнением данных форм документов занимаются уполномоченные сотрудники отделов бухгалтерии на предприятии.

Именно эти специалисты несут ответственность за открытие лицевого счета при приеме на работу нового рабочего, или при создании нового документа после наступления 1 января следующего года для действующих работников.

Заполнение необходимых карточек должно производиться при наличии первичной документации.

В качестве таких документов могут выступать:

1. Табели, учитывающие время работы сотрудника.
2. Зарплатные ведомости.
3. Рапорты о выработке.
4. Путевые листы и прочие формы.

Все эти документы должны передаваться из различных департаментов в отделы бухгалтерии в те сроки, которые были ранее установлены соответствующими документами внутри предприятия.

Использование специальных программ

В нынешнее время мало кто из сотрудников бухгалтерии работает с расчетами вручную. В большинстве случаев, ими используются специализированные компьютерные программы для бухгалтеров, где уже имеются необходимые формы и скрипты для отражения нужной информации.

Соответственно, в таких ситуациях лицевые счета работников обязательно каждый месяц составляются, а также заверяются подписями руководителей компаний или ответственных лиц. При этом, дополнительные листы за каждый отработанный год должны подклеиваться в лицевой счет, который был создан при приеме на работу.

Форма Т-54 – это лицевой счет сотрудника, документ, который содержит полную информацию о всех производимых с сотрудником расчетах. Лицевой счет не является обязательным документом, но помогает систематизировать всю информацию о работнике: в нем содержится информация об использованных отпусках, об удержаниях и взносах, отработанном времени и др.

Унифицированная форма лицевого счета Т-54 не является обязательной к применению. Кадровые документы нужно составлять по формам, которые утверждены руководителем компании для целей использования в качестве первичных учетных кадровых документов и содержащим все обязательные реквизиты. Исключением будут являться документы, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм. Работодатель вправе самостоятельно определить, применять в деятельности унифицированные формы или нет.

Заполнение бланка формы Т-54

Бланк формы Т-54 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Форма заполняется на каждого работника организации отдельно. В шапке документа содержатся общие сведения о работодателе: наименование компании-работодателя, форма по ОКУД, ОКПО. Затем необходимо заполнить сведения о работнике, на которого заполняется лицевой счет:

• Номер документа;
• Расчетный период, за который составляется документ;
• Категория персонала;
• Идентификационный номер налогоплательщика;
• Номер ССПГС («зеленая карточка»);
• Код места жительства;
• Состоит ли работник в браке;
• Количество имеющихся у работника детей;
• Дата устройства на работу;
• Дата увольнения с данной работы.

Основная часть, которую содержит лицевой счет формы Т-54 – это объемная таблица (49 колонок), которая состоит из двух табличных частей. Перед таблицей необходимо заполнить ФИО работника, табельный номер и дату его рождения. Первая часть большой таблицы делится на подразделы и содержит следующие сведения:

1. Сведения о приеме на работу, переводах работника, условиях труда, изменениях в оплате труда: дата и номер приказа (колонки 1-2), подразделение (колонка 3), должность работника (колонка 4), условия труда (колонка 5), размер оклада (колонка 6), доплаты и надбавки, если такие предусмотрены (колонки 7-8).
2. Сведения об отпусках работника: разновидность отпуска - ежегодный , учебный и т.д. (колонка 9), дата и номер приказа об отпуске (колонки 10-11), за какой период взят отпуск (колонки 12-13), дата начала и окончания отпуска (колонки 14-15), продолжительность - количество дней (колонка 16).
3. Удержания и взносы: вид удержания (колонка 17), период удержания (колонки 18-19), сумма, которая была удержана (колонка 20), размер удержания за определенный период (колонка 21).
4. Сумма льгот, предоставляемых работнику (колонка 22).

Вторая табличная часть содержит информацию о количестве отработанного времени, начислениях и удержаниях, задолженностях за работником и компанией перед работником. Форма Т-54 выглядит так:

1. Месяц (колонка 23);
2. Отработанные в месяце дни: код (колонки 24, 26), количество (колонки 25, 27);
3. Различные начисления работнику в данном месяце (колонки 28-32), другие доходы (колонка 33), пособие по временной нетрудоспособности: месяц (колонка 34), дни (колонка 35), сумма (колонка 36), всего (колонка 37);
4. Удержания из выплат: аванс (колонка 38), налог на доходы (колонка 39), прочие (колонки 40-45), всего (колонка 46);
5. Задолженность: за компанией (колонка 47) и за работником (колонка 48);
6. Всего к оплате (колонка 49).

Лицевой счет работника заполняется работником бухгалтерии. При автоматизированной обработке учетных данных применяется специальная форма Т-54а.

Ниже представлен образец лицевого счета (форма Т-54).